Aby skorzystać z usług mediatora należy skontaktować się z jednym z ośrodków mediacyjnych i złożyć wniosek o przeprowadzenie mediacji w konkretnej sprawie. Odpis zgłoszenia powinien być dostarczony drugiej stronie konfliktu tj. pracodawcy czy współpracownikowi. Mediacja zostaje wszczęta tylko za obopólną zgodą zainteresowanych osób.

Innym sposobem jest spisanie umowy o mediację, w której strony określają przedmiot sporu i osobę mediatora.

Podstawą do rozpoczęcia mediacji może być też skierowanie z sądu pracy, do którego wniesiono pozew.

Osiągnięte i podpisane przez strony porozumienie ma moc prawną, jeśli zostanie zatwierdzone przez sąd.