Skuteczność mediacji jako metody rozwiązywania konfliktów jest powiązana z ułatwiającym dojście do satysfakcjonującego dla obu stron porozumienia podziałem tej procedury na wyodrębnione etapy.

Mediacja rozpoczyna się od wprowadzenia i przedstawienia stronom szczegółów samej procedury mediacyjnej. Strony mediacji uzyskują wiedzę na temat zasad mediacji, takich jak dobrowolność, poufność, neutralność czy bezstronność mediatora. Jest to także czas, w którym strony mają możliwość ustalenia indywidualnych zasady współpracy, zakreślenia ramy czasowej czy omówienia formy opłaty za spotkanie mediacyjne.

Kolejnym krokiem jest przedstawienie konfliktu przez strony. W tej fazie każda ze stron konfliktu swobodnie przedstawia własną wizję problemu wymagającego rozwiązania. Ważne jest, aby obie strony wysłuchały się wzajemnie. Naturalne jest to, że ten sam problem jest często odmiennie postrzegany przez każdą z zaangażowanych osób. Przedstawienie własnego spojrzenia na konflikt przez obie strony pozwala mediatorowi uzyskać pełen obraz sytuacji i daje szansę na bardziej skuteczną pomoc stronom w poszukiwaniu dobrego dla każdej z nich rozwiązania. Na tym etapie strony oraz mediator mają także szanse ocenić, czy mediacja jest właściwą drogą na rozwiązanie przedstawionego przez strony problemu.

Po przedstawieniu przez obie strony problemu możliwe jest wypracowanie listy problemów do rozwiązania. Jest to etap porządkowania i grupowania informacji przekazanych przez strony w wyodrębnione zagadnienia, które będą stanowiły podstawę do dalszych rozmów w mediacji. Etap ten jest bardzo istotny, ponieważ dobre zdefiniowanie kwestii jest podstawą dla skutecznego poszukiwania satysfakcjonujących obie strony rozwiązań. W tej fazie mediacji strony wypracowują przy pomocy mediatora uporządkowaną listę zagadnień do dalszej pracy w mediacji.

Kolejnym krokiem procedury mediacji jest omówienie potrzeb stron, w zakresie każdego z wyodrębnionych we wcześniejszym etapie tematów. Ważnym i trudnym zadaniem dla stron jest określenie potrzeb i interesów, które w przyszłości pozwolą na poszukiwanie rozwiązania dobrego dla obu stron. Kluczowym elementem jest uzyskanie zrozumienia dla swoich potrzeb i zrozumienie potrzeb drugiej strony.

Kiedy stronom przy pomocy mediatora udało się przedstawić wzajemnie swoje interesy i potrzeby w zakresie ustalonych tematów, mediacja może wejść w kolejny etap – poszukiwania rozwiązań. W tej fazie strony starają się wypracować rozwiązania, które w możliwie pełny sposób pozwolą zrealizować potrzeby każdej ze stron. Warto jest pozwolić sobie na kreatywność i tworzenie jak większej liczby potencjalnych rozwiązań. Pozwoli to na stworzenie listy pomysłów, z których strony będą mogły wybrać te najbardziej odpowiadające na ich potrzeby.

Ostatnim etapem procedury mediacyjnej jest praca nad porozumieniem. W tej fazie ważne jest doprecyzowanie szczegółów zawieranego porozumienia. Obowiązkiem mediatora jest sprawdzenie czy zawierane przez strony porozumienie ma szanse być realizowane i czy nie stanie się przyczyną nieporozumień (np.odmiennych interpretacji) w przyszłości.

Mediacja może zakończyć się podpisaniem ugody mediacyjnej.

Jeżeli stronom nie udało się wypracować rozwiązania wszystkich kwestii mediator może zaproponować stworzenie protokołu rozbieżności. Mogą zostać w nim spisane osiągnięte przez strony uzgodnienia oraz lista tematów, w których strony zdecydowały się na dalsze poszukiwanie rozwiązań poza mediacją.

rola mediatora