Istotną rolą mediatora jest zapobieganie nadmiernej eskalacji konfliktu i przełamywanie impasów w negocjacjach. Służą temu między innymi sesje indywidualne, nazywane inaczej spotkaniami na osobności.

Podczas takich spotkań mediator może omówić z każdą ze stron postępy w negocjacjach i określić sposoby pokonania występujących trudności. Podczas spotkań tego rodzaju nie zachodzi konieczność „zachowania twarzy”, jak to ma miejsce podczas bezpośrednich konfrontacji z drugą stroną. W ten sposób łatwiej jest przeanalizować najważniejsze dla poszczególnych stron elementy i określić indywidualne potrzeby, które muszą być zaspokojone, aby porozumienie było satysfakcjonujące.

Ponadto sesje indywidualne pomagają pokonać poważną przeszkodę wynikającą z braku zaufania do strony przeciwnej i wynikającego z niego ograniczenie dostępu do informacji. Każda ze stron jest w posiadaniu ważnych danych, których nie chce bądź nie może przekazywać drugiej stronie, szczególnie w trakcie trwającego konfliktu. Struktura tej sytuacji staje jednak często na drodze ujawnieniu informacji, które byłyby bardzo pomocne w tworzeniu wartościowych rozwiązań.

Natomiast podczas sesji indywidualnej mediator spotyka się osobno z każdym z uczestników. Informacje przekazane podczas spotkań na osobności są poufne. Mediator może uzyskać większą ilość informacji od obu stron, niż byłoby to możliwe, gdyby strony negocjowały same. Dane ujawnione mediatorowi są bezpieczne. Mediator uzgadnia zawsze ze stronami czy i jaki zakres informacji przekazanych w trakcie sesji indywidualnej może być ewentualnie wykorzystany w trakcie mediacji.

Dynamika konfliktu i negocjacji sprawia, że niektóre propozycje nie mogą być w określonym momencie przedstawione bezpośrednio przez stronę. Jednak dzięki obecności mediatora zwykle zmienia się atmosfera prowadzonych rozmów i strony współdziałają nad rozwiązaniem wspólnego problemu. Mediator może w fazie poszukiwania rozwiązań, nie ujawniając poufnych informacji, pomagać stronom wypracowywać całkowicie nowe możliwości rozwiązań. Warto jednak podkreślić, że o ostatecznym kształcie porozumienia decydują wyłącznie strony.