Podczas mediacji konsumenckich nie dochodzi do spotkania skonfliktowanych stron.

Wymiana informacji odbywa się zwykle za pośrednictwem poczty, Internetu lub faxu. Na wniosek konsumenta instytucja świadcząca mediacje kontaktuje się listownie z przedsiębiorcą. Przedstawia problem, uprawnienia konsumenta, obowiązki przedsiębiorcy i wzywa do ich spełniania.

Przedsiębiorca nie ma obowiązku reagowania na te zalecenia, gdyż mediacja jest próbą polubowanego rozwiązania sporu.